Membuat PIVOT TABLE di Ms Excel 2010

Salah satu fitur dari Microsoft Excel 2010 adalah fitur PivotTable. Banyak diantara kita yang jarang memanfaatkan fitur ini. PivotTable merupakan spreadsheet database yang dapat diatur secara interaktif. Dengan memanfaatkan fitur ini, kita dapat membuat laporan yang interaktif dengan beberapa langkah termasuk mengurutkan data, menyaring data, membuat grand total serta kemudahan dalam mengatur field-field yang ditampilkan dalam ringkasan dan dapat ditampilkan dalam bentuk grafik

Kita langsung saja ke TKP, berikutnya langkah-langkah membuat PivotTable :

1.       Jalankan Ms Excel seperti biasa hingga tampil lembaran kerja (workbook) Ms Excel

2.       Buat data penjualan seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:

3.      Klik tombol PivotTable dalam tab Insert group Tables dibagian sebelah kiri. Muncul kotak dialog Create PivotTable.

4.      Pada opsi Choose the data that you want to analyze kita dapat memilih sumber data yang akan digunakan dalam PivotTable.

·         Select a Table or range untuk mengunakan data dalam range atau table pada worksheet

·         Use an external data source untuk menggunakan sumber data atau database dari luar Excel.

·         Karena sumber data yang akan di gunakan berasal dari range A2:G20, pilih Select a table or range

5.     Blok range sumber data yang akan kita buat PivotTablenya, hasil blok di tandai garis putus-putus.

6.     Pada opsi Choose Where you want the PivotTable report to be placed kita dapat memilih lokasi nya.

·         New Worksheet untuk menempatkan PivotTable dalam Work sheet baru.

·         Existing Worksheet untuk menempatkan PivotTable pada Worksheet yang sudah ada, dalam contoh ini menggunakan New Worksheet

7.     Klik tombol OK muncul tampilan area PivotTable dan Task Pane PivotTable Field List dalam Worksheet baru untuk menampilkan atau menyembunyikan Task Pane PivotTable filed List, seleksi area PivotTable kemudian klik Tombol Field List dalam PivotTable Tools Tab Options Group Show, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:

8.     Daftar Choose fields to add to report: menampilkan nama field dari tabel yang anda gunakan. Kita dapat memasukan field ke dalam 4 area dalam pivotTable.

·       Report Filter untuk menyaring data pada PivotTable berdasarkan kriteria dalam field yang di masukan pada area nya.

·         Row Labels untuk menampilkan field dalam PivotTable secara vertikal.

·         Column Labels  untuk menampilkan field dalam PivotTable secara horisontal

·         Values untuk menampilkan nilai field dalam pivotTable yang dibuat ringkasannya.

 9.      Field dapat di masukan ke dalam area PivotTable dengan dua cara sebagai berikut:

·         Klik dan tahan tombol mouse pada salah satu field. Tarik mouse ke area PivotTable yang di gunakan.

·         Klik kanan salah satu field. Pilih area PivotTable yang di tampilkan pada menu kanan

10. Dalam contoh ini masukan field Tanggal ke area Report Filter, field  Kasir  ke area Column labels, Nama Barang ke area Row Labels dan Total ke area Values. Files dalam daftar Choose fields to add to report: yang di gunakan dalam area PivotTable secara otomatis akan di beri tanda centang.

11.  Kita juga dapat mengubah judul kolom pada PivotTable dengan cara mengetikan langsung judul kolom yang di inginkan. Misalnya,ketikan Kasir untuk mengubah Column Labels dan Nama Barang untuk mengubah Row Labels

12. Kita juga dapat menyaring data dalam area Report Filter, Column Labels atau Row Labels. Selain  menyaring data, kita juga dapat mengurutkan data dalam pivotTable untuk area Column Labels dan Row Labels. Untuk menyaring atau mengurutkan data, klik drop down judul kolom area PivotTable, dan pilih pengaturan penyaringan atau pengurutan data yang diinginkan dan klik tombol OK, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini

13.  Kita dapat melakukan customize report sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita.

 

Batam, 12 Agustus 2012 | 14.00 WIB

Membuat TOC di Ms Excel 2010

Diantara kita mungking sudah tidak asing bekerja dengan Ms Excel yang mempunyai bebeerapa sheet seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini:

Masalah muncul kalau sheetnya banyak, tentu kita akan kesulitan untuk berpindah sheet dengan cepat, di Ms. Excel juga kita bisa membuat nya berpindah dengan cepat dengan membuat TOC/Table of Content (Daftar Isi) jadi Daftar Isi tidak hanya ada di Ms Word yang sering digunakan untuk membuat laporan.

Bagaimana caranya ?, ikutilah langkah-langkah dibawah ini:

1. Tambahkanlah 1 worksheet lagi di workbook yang akan kita buat TOC dan berikan nama misal TOC
2. Pada worksheet yang baru di sel A2 atau bisa di mana saja dan ketik misal: Table of Content
3. Pindahkan pointer ke bawah 1 baris atau 2 baris dan ketik nama worksheet yang ada yaitu Jan, dan lakukan hal yang sama setiap barusnya untuk worksheet yang lain, Feb, Mar, etc ....
4. Pindah ke worksheet Jan dan tekan Ctrl + K, maka berikutnya akan keluar jendela insert hyperlink seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini

5.  Pilih Place in this Document dan pilih worksheetnya dan klik OK

6.  Cara lain yang bisa digunakan adalah dengan klik kanan dan pilih HyperLink

7. Berikutnya kita sudah dapat berpindah antara worksheet dengan cepat dengan hanya melakukan klik cell misal "Jan" (yang bercetak tebal dan berwarna), seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini



8. Kita juga dapat melakukan hal yang sama disetiap worksheet untuk berpindah ke worksheet TOC dengan cepat yaitu dengan cara yang sama membuat hyperlink, misal diworksheet Jan, Feb, Mar, etc diketik "Kembali ke TOC" dengan Ctrl + K atau Klik Right + Hyperlink.


Batam, April 30 2012 | 10.00 WIB